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Vereinsrecht leicht erklärt

Thema des Tages Vereinsrecht leicht erklärt

Deutschland ohne Vereine? Das wäre wohl undenkbar. Vom Briefmarken- über den Angel- bis hin zum Schachverein bieten sie Millionen von Menschen eine Möglichkeit, sich zu organisieren und gemeinsam etwas zu bewegen. Doch sie alle müssen sich mit dem sperrigen Thema des Vereinsrechts auseinandersetzen. Ein Überblick.

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Quelle: dpa

Wie man beim Besuch der jährlichen Mitgliederversammlungen feststellen kann, ist es gar nicht so einfach, einen Verein zu führen. Diese fremde Sprache. „Die Kasse haben wir nicht vollumfänglich, sondern stichprobenartig geprüft.“ Diese strengen Abläufe. „Ne, jetzt musst Du erst das Protokoll vom letzten Jahr vorlesen. Dein Bericht kommt danach.“ Und alles muss genauestens aufgeschrieben werden. „Das war doch einstimmig, oder?“ „Ne, frag mal noch nach Enthaltungen und Nein-Stimmen. Für’s Protokoll. Sicher ist sicher.“ Die organisatorischen Abläufe muss man sich sicher erst erarbeiten, doch die Grundidee dahinter überzeugt. Da kann man glatt zum Vereinsfan werden.
Mit der Möglichkeit der Vereinsbildung hat der Gesetzgeber etwas wirklich Gutes und Nützliches geschaffen. Nämlich eine Form, die es Menschen ermöglicht, sich für bestimmte Ideen und Ziele zusammenzutun und auch gemeinsam handlungsfähig zu werden. Da Vereine juristisch als „Person“ angesehen werden, können sie zum Beispiel Kauf- und Mietverträge abschließen oder auch Mitarbeiter einstellen. Und gemeinnützige Vereine besitzen zudem das große Privileg, Spenden einnehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen zu dürfen. Sind die Vereinszwecke dem Bereich „mildtätig“ zugeordnet, können selbst die Mitgliedsbeiträge steuerlich abgesetzt werden. Gemeinnützigkeit erleichtert auch den Zugang zu Fördertöpfen im kommunalen bis hin zum EU-Bereich.
Verständlich, dass der Gesetzgeber bei dieser großzügigen Förderung des Modells „Verein“ auch Kontrollmechanismen eingebaut hat, um sicherzustellen, dass die staatlichen Gelder – Steuernachlässe sind bares Geld, auf das Vater Staat verzichtet – auch zum angegebenen Zweck verwendet werden. An dieser Stelle kommt das Finanzamt als Prüfungsinstanz ins Spiel.
„Schon bei der Beschreibung des Vereinszweckes schauen wir ganz genau hin“, erläutert Angela Müller vom Finanzamt Stadthagen. „Da wurden früher auch ziemlich allgemeine Formulierungen akzeptiert, aber seit 2013 wollen wir es ganz konkret wissen, denn seitdem gibt es nach der Prüfung der Satzung von unserer Seite gleich einen Feststellungsbescheid, der dann zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen berechtigt. Es reicht also nicht, zu schreiben: ‚Wir wollen Flüchtlingen helfen‘, sondern müsste zum Beispiel genauer heißen: ‚Wir wollen Flüchtlinge unterstützen, indem wir Begleitpersonen für Behördengänge stellen und mindestens einmal wöchentlich ein Freizeitangebot für jugendliche Asylbewerber anbieten“. erklärt Müller weiter.
„Vereinsgründer sollten sich auf keinen Fall zu viel vornehmen. Denn nach Steuerrecht erfüllt ein gemeinnütziger Verein seinen Zweck nur, wenn alle satzungsmäßig festgelegten Projekte auch mit Leben gefüllt werden.“ Ein Feststellungsbescheid werde jetzt vom Finanzamt auch für „alte“ Satzungen erteilt, dadurch seien in den letzten zwei Jahren von vielen bestehenden Vereinen Nachbesserungen verlangt worden. Die Mitarbeiter im Finanzamt würden sich in erster Linie als Unterstützer der Vereine sehen.
Sie seien froh, wenn Vereinsgründer früh genug kämen, um sich mit den Mitarbeitern im Finanzamt abzustimmen. Fachlicher Rat könne auch bei der Frage nach der Höhe der finanziellen Rücklagen benötigt werden. Eigentlich sollen Vereine keine Gelder ansparen, andererseits brauchen sie jedoch ein kleines Polster für besondere Fälle. „Bei der angemessenen Höhe gibt es schon deutliche Unterschiede“, erklärt Müller. „Vereine, die Fahrzeuge oder Gebäude unterhalten müssen, brauchen natürlich ganz andere Rücklagen, als beispielsweise ein Gesangverein, der nur gelegentlich in neue Noten investiert.“
Einen klaren Rahmen gebe es auch für vereinsinterne Ausgaben, wie Geschenke für langjährige Mitglieder oder die jährliche gemeinsame Weihnachtsfeier. Auskunft über solch allgemein gültige Regeln würde man übrigens sehr übersichtlich und verständlich auf Informationsseiten im Internet erhalten. Komplizierter wird es für die Vereine bei der Versteuerung unterschiedlicher Einnahmen. Spenden und Mitgliedsbeiträge blieben unversteuert. Doch schon ein Kuchenbüffet oder ein Bratwurststand, der für zusätzliche Einnahmen sorgen soll, muss dann steuerlich deklariert werden.
Bei größeren Vereinen zum Beispiel mit sportlicher Ausrichtung, kann das ganz schön unübersichtlich werden. Um für Einnahmen und Ausgaben wie Meldegebühren, Startgelder, Kursgebühren und Honorare für Übungsleiter den richtigen steuerlichen Bereichen zuzuordnen, da braucht es schon professionelles Wissen. „Wir haben zum Glück genügend Fachleute in den eigenen Reihen. Sonst müssten wir manches an einen Steuerberater abgeben“, berichtet beispielhaft für einen solchen Verein Karl-Heinz Frühmark von der Vereinigten Turnerschaft Rinteln (VTR).
Die zweite Kontrollinstanz, mit der sich Vereine auseinandersetzen müssen, ist dem Amtsgericht angeschlossen. Hier wird das Vereinsregister geführt und alle wesentlichen Veränderungen müssen dieser Stelle mitgeteilt werden. „Leider sind wir mit unseren Daten nicht immer auf dem neuesten Stand“, klagt Annelie Müller, die am Amtsgericht Stadthagen zuständig ist. „Wir brauchen zeitnah die Protokolle der Jahreshauptversammlungen. Ein Wechsel im Vorstand, Satzungs- und Adressenänderungen sollten uns umgehend mitgeteilt werden. Und nicht vergessen: Das Aktenzeichen des Vereins mit angeben“, so die dringende Bitte von Müller. Außerdem gebe es in ihrem Bereich sehr viele „Karteileichen“. Einen Verein zu gründen, sei ja gut und richtig, meint die Sachbearbeiterin, aber man müsse ihn auch wieder auflösen, wenn er nicht mehr aktiv sei. Auch Müller rät, sich bei der Erstellung der Satzung gründlich Gedanken zu machen, die Ratgeberseiten im Internet zu konsultieren oder sich eventuell persönlich Rat zu holen. „Vereine haben eine große Freiheit bei der Ausgestaltung ihrer Satzungen. Festgelegt ist nur, dass es eine Mitgliederversammlung und einen Vorstand geben muss“, erklärt die juristische Fachfrau. „Bei Anzahl und Definition der Vorstandsämter müssen die Vereinsgründer dann klug abwägen. Zu viele Ämter, die später vielleicht nicht mehr besetzt werden können, verursachen genauso Schwierigkeiten, wie zu wenige, auf denen dann die gesamte Arbeit lastet.“
Diese Grundstruktur, Mitgliederversammlung plus Vorstand, die einen Verein ausmacht, ist ein elegantes, durch und durch demokratisches Modell. Alleingänge, persönliche Vorteilsnahme, Zurückhalten wesentlicher Informationen und eigenmächtige Änderungen an der Satzung werden hier quasi ausgeschlossen. Damit das auch klappt, hat der Gesetzgeber manches ganz genau geregelt. Die jährliche Mitgliederversammlung muss frühzeitig per Post oder E-Mail angekündigt werden. An den Mitgliedern führt kein Weg vorbei.
Beschlossen werden können nur Punkte, die auf der Tagesordnung, die zur Einladung gehört, aufgeführt sind. Überrumplungsanträge sind so nicht möglich. Einzelne Aufgaben, die besonders arbeitsintensiv sind, können mit einer kleinen Aufwandsentschädigung vergolten werden. Aber die Arbeit des Vorstandes muss unentgeltlich bleiben. Der kann sich also nicht in die Tasche wirtschaften. Viele Vereine stellen dem Zuständigen für die Finanzen Kassenprüfer an die Seite, damit auch dieser Bereich für die Mitglieder durchsichtig bleibt. Gesetzlich vorgeschrieben ist diese interne Prüfung nicht – alle drei Jahre werden Einnahmen, Ausgaben und Bestand ja vom Finanzamt überprüft – doch zeugt es sicherlich von Verantwortungsgefühl, wenn sich die Mitgliederversammlung regelmäßig rückversichert, dass die Bücher ordentlich geführt werden.
„Zuviel Bürokratie haben wir eher auf anderen Ebenen“, berichtet aus der Praxis VTR-Vorsitzender Frühmark. „Förderprojekte, wie zum Beispiel die Integration von Flüchtlingen in unseren Sportverein, bringen oft ausgiebige Dokumentationspflichten mit sich. Und auch unser Dachverband macht es uns in bürokratischer Hinsicht nicht immer leicht. Auf das leidige Thema ‚Stunden aufschreiben beim 450 Euro Job‘ will ich gar nicht erst näher eingehen. Dagegen läuft die Zusammenarbeit mit Amtsgericht und Finanzamt in meinen Augen sehr gut“, fasst Frühmark seine Erfahrungen zusammen.

Von Claudia Masthoff

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