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Aus dem Landkreis Das Kreishaus in Schaumburg wird digital
Schaumburg Landkreis Aus dem Landkreis Das Kreishaus in Schaumburg wird digital
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00:23 29.11.2018
Quelle: dpa
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Landkreis.

Ein Haufen blauer Akten, die sich auf dem Schreibtisch türmen – dieser Anblick wird im Kreishaus bald der Vergangenheit angehören. Denn die Verwaltung stellt aktuell auf die elektronische Akte um.

Als sogenannte eAkte wird eine digitale Datensammlung bezeichnet, die ähnlich aufgebaut ist, wie die herkömmliche Papierakte. Alle Informationen werden dabei auf ein zentrales Netzwerk zusammengeführt. „Gestartet ist die Aktion eigentlich bereits 2003, als die KFZ-Zulassungsstelle einen Teil der Verwaltung digitalisiert hat“, weiß Landkreissprecherin Anja Gewald.

Aktuell sind unter anderem die Ämter Bauordnungsamt, Personalamt oder das Job Center auf die elektronische Akte umgestellt. Das Sozialamt zieht nun nach.

Viele Vorteile erwartet

Durch die Umstellung auf die eAkte entstehen laut Gewald viele Vorteile. Die Arbeit in der Verwaltung werde nicht nur schneller und transparenter, sondern auch ortsunabhängiger. So haben beispielsweise mehrere Sachbearbeiter mit dem entsprechenden Zugriffsrecht die Möglichkeiten, die Akten einzusehen und können so unter anderem auch schneller Auskünfte an die Bürger weitergeben.

„Außerdem bringt die eAkte auch eine Verbesserung für die Mitarbeiter des Landkreises. Vor allem in Sachen Freiräume und Zeitersparnis“, betont Gewald. So werden die sogenannten Medienbrüche vermieden, bei denen die Mitarbeiter zwischen der Papierakte und dem Computerbildschirm wechseln müssen.

Zusätzlich trage die eAkte auch zu einer Erleichterung der Telearbeit bei. „Aus Datenschutzgründen ist es unseren Mitarbeitern nicht gestattet, Papierakten mit nach Hause zunehmen“, erklärt Gewald. Durch die Digitalisierung kann sich das nun ändern. Dennoch wolle der Landkreis durch die Einführung der eAkte nicht verstärkt auf Telearbeit setzen.

Herausforderungen stemmen

Neben der Vielzahl an Vorteilen ist die Umstellung aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden. „Durch die Digitalisierung ist es natürlich zwingend notwendig, dass rund um die Uhr eine IT-Unterstützung vorhanden ist“, weiß Gewald. Hinzu komme ein hoher personeller und finanzieller Aufwand. „Die alten Akten müssen natürlich alle digital erfasst werden. Das wird je nach Amt durch internes oder externes Personal gelöst“, so Gewald. Teilweise sei es auch im Tagesgeschäft mit abgewickelt worden. Besonderer Wert wurde dabei darauf gelegt, dass keine Einschränkung für die Bürger entstehen.

Die Gesamtkosten für die Umstellung auf die eAkte könnte jedoch nicht beziffert werden: „Da es ein langfristiger Prozess mit großen organisatorischen und personellen Aufwand ist, lässt sich das nicht errechnen.“ Die Hardware, wie ein zweiter Bildschirm, der an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird, sei der geringste Aufwand.

Schutz gewährleistet

Insgesamt müssen über vier Millionen Dokumente digitalisiert werden. „Wir rechnen mit einer Papierersparnis von etwa zehn Kilometern, wenn man es aneinanderreihen würde“, so Gewald.
Bei der fortlaufenden Digitalisierung kommen auch immer Bedenken im puncto Sicherheit beispielsweise vor Hackerangriffen auf. Doch die kann der Landkreis nehmen: „Uns ist bewusst, dass wir einen absoluten Schutz gewährleisten müssen.“ Dies passiere durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen, wie einer Firewall oder ausgereiften Virenschutzprogrammen. „Wir sind doppelt und dreifach abgesichert“, so Gewald.

Ins Rollen gekommen ist die Digitalisierung beim Landkreis durch eine Vorgabe von Bund und Land. Diese sieht eine Verpflichtung der Verwaltungen vor, verstärkt digital zu arbeiten. „Eine Digitalisierung trägt insgesamt natürlich zu einer Verbesserung der Verwaltung bei“, betont Gewald.