Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds zahlen Mieter im Monat durchschnittlich 2,17 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter. Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten aber Fehler, die aufmerksame Mieter aufdecken können. Dafür ist es wichtig zu verstehen, was unter Nebenkosten und was unter Betriebskosten fällt.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Die Begriffe Betriebs- und Nebenkosten werden umgangssprachlich oft synonym verwendet – und damit auch Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung. Dabei gibt es wichtige Unterschiede: Die Nebenkosten umfassen alle Kosten, die für den Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie anfallen. Die Betriebskosten sind Teil der Nebenkosten und umfassen alles, was laufend anfällt, um den „bestimmungsgemäßen Gebrauch“ von Haus oder Wohnung zu gewährleisten. Alle Betriebskosten sind also auch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten.

Neben dieser technischen Unterscheidung gibt es für Mieter und Vermieter aber auch ganz praktische Unterschiede. Denn nur die Betriebskosten können per Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Allerdings gibt es auch Sonderfälle.

Was zählt zu den Nebenkosten?

Was zu den Nebenkosten zählt, ist nicht genau definiert, denn darunter fallen alle Kosten für den Vermieter. Unterschieden wird aber nach den folgenden Kategorien:

• Verwaltungskosten: Für Vermieter fallen Arbeitsaufwand und Kosten für die Verwaltung der Wohnung oder des Hauses an. Zum Beispiel Bankgebühren zählen in diese Kategorie. Sie müssen vom Vermieter bezahlt werden. Es ist unzulässig, die Verwaltungskosten im Mietvertrag auf den Mieter umzulegen.
• Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten: Vermieter sind dazu verpflichtet, die Immobilie in einem vertragsgemäßen Zustand zu halten. Muss das Dach nach einem Sturm repariert werden, fallen für den Vermieter Kosten zur Instandsetzung an. Muss der Aufzug gewartet werden, fallen Instandhaltungskosten an. Diese Kosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden, laut Betriebskostenverordnung gibt es aber auch Ausnahmen: Beispielsweise kann der Vermieter die Wartung von Heizungsanlagen oder die Gartenpflege umlegen.
• Reparaturkosten: Reparaturen dienen der Instandhaltung und fallen dementsprechend auch unter diese Kosten. Sie sind damit nicht umlagefähig – mit einer Einschränkung: Kleinreparaturen bis rund 100 Euro kann der Vermieter an den Mieter weitergeben.
• Betriebskosten: Diese laufenden Kosten können auf den Mieter umgelegt werden.

Was zählt zu den Betriebskosten?

Die laufend anfallenden Betriebskosten können über eine Vereinbarung im Mietvertrag auf den Mieter umgelegt werden, dazu reicht ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Es ist gesetzlich festgelegt, was umlagefähige Betriebskosten sind.

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizkosten und Wartung der Heizung
• Kosten für Aufzüge
• Müllbeseitigung, Straßenreinigung und Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeister
• Gemeinschaftliche Antennenanlage oder Verteilanlage für ein Breitbandnetz
• Wäschepflege-Einrichtungen
• Sonstige Betriebskosten

Die sonstigen Betriebskosten kann der Vermieter aber nicht als Sammelpunkt für alle anderen Kosten wie zum Beispiel Verwaltungskosten verwenden. Denn die sind nicht umlagefähig – die Klausel im Mietvertrag wäre dann unwirksam. Unter die sonstigen Kosten fällt hingegen in der Regel zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern. Das muss dann auch explizit im Mietvertrag aufgeführt sein.

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In manchen Fällen ist außerdem die Unterscheidung zwischen warmen und kalten Betriebskosten relevant. Während die warmen Betriebskosten alles umfassen, klammern die kalten Betriebskosten Heizung und Warmwasser aus. Manche Wohnungsanzeigen versprechen, dass nur die kalten Betriebskosten umgelegt werden, man als Mieter also nicht fürs Heizen aufkommen muss. Wichtig ist aber dann, dass diese Vereinbarung so auch im Vertrag steht.

Wann werden Betriebskosten abgerechnet?

Meistens werden die Kosten per Betriebskostenvorauszahlung abgerechnet. Wurde diese vereinbart, muss der Vermieter dem Mieter eine jährliche Betriebskostenabrechnung ausstellen. In der Regel bezieht sie sich auf den Zeitraum zwischen 1. Januar und 31. Dezember, umfasst also zwölf Monate. Der Abrechnungszeitraum darf auch kürzer gewählt werden, was zum Beispiel sinnvoll ist, wenn das Mietverhältnis nicht zu Jahresbeginn begonnen wurde. Mehr als zwölf Monate darf der Zeitraum für die Abrechnung allerdings nicht umfassen. Neben der Vorauszahlung kann auch eine Pauschale vereinbart werden, die beispielsweise bei kurzzeitigen Vermietungen sinnvoll sein kann.

Unabhängig von der Vereinbarung muss der Vermieter die Nebenkosten einmal im Jahr abrechnen. Dafür ist zwölf Monate Zeit, spätestens also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Kommt die Abrechnung zu spät, muss der Mieter die Nachforderung nicht zahlen.

Wie sieht eine Betriebskostenabrechnung aus?

Jede Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Elemente enthalten, damit sie verständlich ist:

• Der Abrechnungszeitraum muss klar definiert sein. Der Zeitraum kann mit Einzug in die Wohnung beginnen, danach ist es meist ein Kalenderjahr.
• Nach welchem Umlageschlüssel beziehungsweise Verteilerschlüssel abgerechnet wird, sollte im Mietvertrag stehen. Möglich ist die Abrechnung nach Verbrauch, Anzahl der Bewohner, oder Quadratmetern.
• Die Gesamtkosten für das ganze Haus müssen aufgeführt werden, wenn der Mieter eine von mehreren Wohnung bewohnt.
• Welchen Anteil an den Gesamtkosten der Mieter zahlt, muss in der Abrechnung klar ersichtlich sein.
• Der Betrag der Vorauszahlung sollte aufgelistet und dann von den Kosten abgezogen werden.
• Und schließlich muss die Höhe einer möglichen Nachzahlung oder Rückzahlung klar ersichtlich sein.

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Wie kann man Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen?

Mieter sollten die Betriebskostenabrechnung genau prüfen. Alle abgerechneten Kosten sollten sich auch im Mietvertrag finden (entweder explizit oder mit Verweis auf die entsprechende Verordnung). Ist das nicht der Fall, können die Kosten auch nicht auf den Mieter umgelegt werden. Außerdem sollte geprüft werden, ob manche Kostenpositionen im Vergleich zum Vorjahr extrem gestiegen sind. Ist das der Fall und der Mieter hat Zweifel an der Richtigkeit, kann er Widerspruch einlegen und Einsicht in die Belege fordern. Die Abrechnung kann auch von Experten überprüft werden, zum Beispiel bei einem Mieterverein. Auch auf Mietrecht spezialisierte Anwälte und spezialisierte Rechtsdienstleister bieten eine Prüfung an.

Wurde ein Fehler in der Abrechnung entdeckt, haben Mieter zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit für einen Widerspruch. Ein Hinweis in der Abrechnung, dass Widerspruch innerhalb von vier Wochen nötig ist, hat keinen Einfluss auf diese Frist. Meist ist damit gemeint, dass die Kosten nach 30 Tagen bezahlt werden müssen. Das gilt auch dann, wenn Widerspruch eingelegt wird.